Chuyển văn phòng: lên kế hoạch sao cho gọn, không gián đoạn công việc

Một ngày văn phòng ngưng hoạt động là một ngày cả công ty không làm ra việc. Kế hoạch tốt giúp bạn chuyển trong thời gian ngắn nhất, sáng thứ Hai mọi người ngồi vào chỗ là làm việc được ngay.

Bước 1: Chọn ngày và người phụ trách

Chọn ngày ít ảnh hưởng, thường là cuối tuần. Cử một người phụ trách làm đầu mối với tòa nhà và đơn vị vận chuyển, mỗi phòng ban có một người lo phần đóng gói của phòng mình.

Bước 2: Làm việc với tòa nhà cũ và mới

• Giờ được phép chuyển đồ, thang máy chở hàng, chỗ đỗ xe tải.
• Yêu cầu bảo vệ sàn, tường, thang máy nếu có.
• Thủ tục bàn giao mặt bằng cũ.

Bước 3: Lập danh sách và sơ đồ

Liệt kê bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, thiết bị mạng. Vẽ sơ đồ chỗ ngồi ở văn phòng mới, đánh số bàn, ghi số tương ứng lên thùng đồ của mỗi người.

Bước 4: Đóng gói hồ sơ và thiết bị

• Hồ sơ đóng thùng theo phòng ban, giữ đúng thứ tự trong tủ.
• Sao lưu dữ liệu, chụp ảnh cách nối dây máy tính, máy chủ, modem.
• Con dấu, hợp đồng gốc, tiền mặt: người phụ trách tự giữ.

Bước 5: Ngày chuyển và ổn định

Ưu tiên lắp đặt khu vực IT và mạng trước để mọi người làm việc lại sớm. Kiểm tra từng thùng theo danh sách trước khi ký nhận.

SGE Viettrans nhận chuyển văn phòng trọn gói: tháo lắp bàn ghế, đóng gói hồ sơ, vận chuyển và sắp xếp theo sơ đồ mới.